Management de documente / arhivare electronica
Scopul sistemelor pentru managementul documentelor este de a inlocui metodele convenţionale de manipulare a documentelor pe hartie, cu metode moderne de management electronic al documentelor.
Intr-o singura platforma robusta si scalabila, soluţia de management al documentelor permite colaborarea pentru crearea, gestiunea, distribuirea şi arhivarea informaţiilor esenţiale proceselor de afaceri - incluzand documente, email-uri, pagini de web, inregistrari şi multimedia.
Arhiva dumneavoastra va fi convertita in format digital, stocata pe medii optice/magnetice astfel incat documentele pe hartie (indiferent de dimensiuni, vechime, format) vor fi prezervate in conformitate cu prevederile legale in vigoare. Operatiunea este efectuata de catre o echipa specializata in arhivare si indexare iar datele tale sunt in siguranta, protejate de un contract de confidenţialitate.
Stiai ca ?:
- 80% din datele unei companii sunt pastrate ca date nestructurate?
- angajaţii pierd intre 20 şi 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte şi documente?
- noua din zece companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate si mai putin de 3,5% dintre ele considera conversia documentelor fizice in documente electronice inutila?
- aproape 78% dintre companii pastreaza documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfaşoara activitatea?
- 3 din 4 companii lucreaza in egala masura atat cu documente fizice cat si electronice, in timp ce una din cinci companii utilizeaza in principal documente fizice?
Care sunt beneficiile unui sistem de management al documentelor ?
- Ai un singur punct de acces catre o baza de stocare centralizata astfel incat printr-o singura interogare sa fie afisate toate documentele relevante, indiferent de format, locatie fizica sau aplicatia sursa.
- Transmiterea/primirea documentelor şi procesarea acestora, (semnarea, consultarea, adnotarea), se face rapid, economisindu-se circa 40% din timpul necesar.
- Accelerarea proceselor de colectare a informaţiilor simultan cu reducerea in proporţie de 70% a timpului afectat introducerii datelor.
- Partajarea de documente intre utilizatori (angajati sau parteneri) cu un management avansat al drepturilor de acces ce permite un mod de lucru colaborativ.
- Permite clasificarea/indexarea si regasirea documentelor dupa cuvinte cheie (ex: client, partener, proiect, factura, nota, proprietar document etc.).
- Ofera controlul versiunii documentelor precum si istoricul modificarilor.
- Permite externalizarea bazei de date prin posibilitatatea accesarii ei de oriunde din afara firmei prin intermediul unei legaturi securizate.
- Ofera interfaţa pentru integrarea cu diverse aplicaţii precum sistemele ERP (SAP, Oracle e-Business suite).
- Reduce drastic costurile cu tiparirea şi copierea documentelor.
- Optimizarea costurilor arhivarii si reducerea spatiului fizic de depozitare.
Cine isi poate permite costul implementarii ?
In functie de pachetul ales (echipamente si servicii de implementare) costurile pot incepe de la 5.000 EURO.
Costurile implementarii pot fi acoperite in proportie de 50-98% prin fonduri europene nerambursabile! Plus EV colaboreaza in acest sens cu specialisti din domeniu si va oferim soluţia de management al documentelor impreuna cu consultatia necesara obtinerii fondurilor necesare finantarii proiectului pentru implementarea ei.
In acest context formularea corecta este: Iti permiti sa nu implementezi o soluţie de management al documentelor?
Pentru a solicita o evaluare sau pentru a solicita o oferta de pret va rugam sa utilizati formularul de mai jos sau sa ne contactati folosind datele din rubrica Contact.